Wissenswertes für Start-ups zum Thema Digitalisierung (Sponsored Post)

Die Digitalisierung stellt bestehende Unternehmen vor beträchtliche Herausforderungen. Diese gehen in allen Bereichen mit der Umstellung einher und erfordern oftmals von Grund auf eine komplette Umstrukturierung.  Start-ups sind hier eindeutig im Vorteil, indem sie von ihrer Flexibilität und Schnelligkeit profitieren. Wer sich als Gründer intensiv mit dem digitalen Wandel und den damit verbundenen Technologien auseinandersetzt, ist in der Lage, dessen Chancen optimal für sein Unternehmen zu nutzen. Wichtige Faktoren stellen in diesem Zusammenhang die digitalen Kanäle und der Aufbau von Netzwerken dar.

Welche Auswirkungen hat die Digitalisierung auf Start-Ups, deren Kunden und Mitarbeiter?

Die Digitalisierung ist im Vormarsch, wodurch Start-ups, die ihre Geschäftsmodelle entsprechend ausrichten, klar im Vorteil sind. Das Wort der Stunde lautet Flexibilität, denn sowohl die Arbeitsprozesse wie -orte als auch die Arten der Zusammenarbeit lassen sich spürbar flexibler gestalten. Das Unternehmen kann schnell auf veränderte Bedingungen und Marktsituationen reagieren, während die Kunden wie nie zuvor im Fokus stehen und von der zunehmenden Individualisierung von Dienstleistungen und Produkten profitieren. Für Mitarbeiter eröffnen sich neue Berufsbilder, Bildungschancen sowie Arbeitsmodelle, wodurch zeitgleich Änderungen der Arbeitsschutz- und Arbeitszeit-Regelungen einhergehen. Zugleich steigen die Anforderungen an Hard- und Softskills für Mitarbeiter aller Ebenen.

Wie werden Daten richtig aufbewahrt?

Im Zuge der Digitalisierung stellt der Umgang mit digitalen Daten ein wesentliches Thema dar. Dies betrifft zum einen die Aufbewahrungsformen und -fristen, zum anderen den Schutz personenbezogener Daten. Generell gilt: Mit Ausnahme von Eröffnungsbilanzen und Abschlüssen können alle Unterlagen und Dokumente elektronisch aktiviert werden.  Das papierlose Büro der Zukunft hat längst in der Gegenwart Einzug gehalten: Es macht sich für Unternehmen durch Kostenersparnis und für die Umwelt durch seine Nachhaltigkeit bemerkbar. Unterlagen, die dennoch in Papierform aufbewahrt werden (müssen), sind in den robusten Stahlschränken von KAISER+KRAFTsicher verwahrt.

Wie sehen die gesetzlichen Anforderungen für Archivierungen aus?

Die Aufbewahrung von geschäftsbezogenen Dokumenten sowie die Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich im Rahmen des § 257 geregelt. Dieser gilt für Handelsbücher, Inventare, Jahres- und Konzernabschlüsse, Handelsbriefe und Buchungsbelege und schließt auch E-Mails mit ein. Über die allgemein geltenden gesetzlichen Anforderungen hinaus sind branchenspezifische in Kraft, die beispielsweise für Arzneimittel, Futtermittel, Gefahrengüter und Luftfahrtgeräte gelten.  Die Aufbewahrungspflichten für Dokumente umfassen bei Buchungsbelegen, Geschäftskorrespondenz und Zolldokumenten zehn Jahre, bei MWST-Forderungen bis zu fünf, bei MWST-Immobilienbelegen bis zu 25 Jahre. Dabei ist zu beachten, dass während dieser Zeit jedes Dokument jederzeit bildgetreu wiedergegeben werden kann.

Was ist bei der Akten- und Datenvernichtung gemäß DSVGO zu beachten?

Der Datenschutz ist gemäß Rechtsprechung das Grundrecht auf informelle Selbstbestimmung und wird in der EU durch die Datenschutz-Grundverordnung DSGVO geregelt. Sie dient dem Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und verpflichtet Unternehmen, den Datenschutz in Form ihrer Allgemeinen Geschäftsbedingungen

Mit freundlicher Unterstützung von  KAISER+KRAFT

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