Das rechtssichere Arbeitszeugnis: Bedeutung, Erstellung und Software (In freundlicher Zusammenarbeit mit Haufe)

Jeder Arbeitnehmer hat nach Ende des Arbeitsverhältnisses einen rechtlichen Anspruch auf ein einwandfreies Arbeitszeugnis. Die juristischen Anforderungen sind hoch und bereits kleine Fehler oder falsche Formulierungen können zu Beanstandungen führen. Aus diesem Grund ist die Arbeitszeugniserstellung eine unbeliebte Aufgabe in der HR-Abteilung. Durch moderne Softwareunterstützung erfahren Arbeitgeber kompetente Hilfe darin, diese Herausforderung zu meistern.

Stellenwert des Arbeitszeugnisses und Arbeitgeberpflichten

Während einfache Arbeitszeugnisse lediglich einen Tätigkeitsnachweis ohne formelle Anforderungen darstellen, ist ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ein anspruchsvolles Dokument, das bestimmten juristischen Richtlinien genügen muss. Dies bezieht sich sowohl auf seine formale Gestaltung als auch auf seinen Inhalt. In der Regel besteht seitens des Arbeitnehmers ein Anspruch auf ein qualifiziertes rechtssicheres Zeugnis.

Besonders ist darauf zu achten, Angaben zu vermeiden, die in einem Arbeitszeugnis keinen Platz haben. Eine wichtige rechtliche Grundlage in diesem Zusammenhang ist das AGG (Allgemeines Gleichstellungsgesetz). Angaben wie religiöse oder weltanschauliche Ansicht, Parteizugehörigkeiten oder Gewerkschaftsmitgliedschaft sind demnach tabu. Auch internes Engagement in Form einer Mitgliedschaft im Betriebsrat darf ohne Zustimmung des Arbeitnehmers keine Erwähnung finden.

Aufbau des qualifizierten Arbeitszeugnisses

Ein qualifiziertes Dokument beginnt mit einem vollständig ausgefüllten Briefkopf mit lückenlosen Angaben zum Arbeitgeber. Nach der anschließenden Überschrift „Zeugnis“ folgen vollständige Angaben zum Arbeitnehmer, darunter Name und Geburtsdatum sowie -ort. Es folgt die genaue Angabe der Beschäftigungsdauer seit Stellenantritt. Art und Umfang der Beschäftigung sind unter Berücksichtigung sämtlicher Nebentätigkeiten zu erläutern.

Kernstück ist die Leistungsbeurteilung. Diese schließt sowohl die Kompetenz des Arbeitnehmers als auch seine Arbeitsmotivation sowie seine Arbeitsweise mit ein. Spezielle Qualifikationen, Zertifikate oder Zusatzausbildungen im Hinblick auf die verrichtete Tätigkeit sind hier zu erwähnen. Am Ende dieser Beurteilung folgt eine Zusammenfassung.

Im folgenden Abschnitt expliziert das Arbeitszeugnis die Sozialkompetenz sowie die Teamfähigkeit des Arbeitnehmers. Dies umfasst den Umgang mit Vorgesetzten, Kollegen, Geschäftspartnern und Kunden. Es folgt die Begründung für das Ausscheiden aus dem Unternehmen (unter besonderer Berücksichtigung der Wohlwollenspflicht). Das Zeugnis endet mit der Angabe von Ort und Datum, dem Firmennamen sowie der Unterschrift.

Softwareunterstützung für die Zeugniserstellung

Durchdachte Softwarelösungen helfen Personalern und Arbeitgebern dabei, die hohen rechtlichen Hürden der Zeugniserstellung zu meistern. So bietet etwa Haufe ein umfassendes Sortiment an Software-Konzepten für die Personalabteilung. Die häufig modular aufgebauten Software-Konzepte helfen der HR-Abteilung bei Management und Koordination wichtiger Personalaufgaben. Die namhafte Arbeitszeugnis-Software Haufe Zeugnis Manager Premium (Werbelink)  führt Zeugnisaussteller schon innerhalb weniger Klicks zum rechtssicheren Arbeitszeugnis. Mit mehreren Modulen und Vorlagen ermöglicht das Programm die Anpassung und Individualisierung eines jeden Zeugnisses.

Verbreitete Fehler bei der Erstellung

Konfliktpotential birgt vor allem die Unvollständigkeit. Durch Verschweigen schlechter Arbeitsleistung oder aber aus Unkenntnis kann es zu Lücken im Zeugnis kommen. Diese widersprechen den Richtlinien zur Zeugnisgestaltung. Ebenso sind unglaubwürdige Formulierungen ein häufig vorkommender Fehler. Dieser tritt oftmals auf, wo Arbeitnehmer dazu angehalten werden, ihr Zeugnis selbst zu schreiben. Übertrieben positive Darstellung der Leistung lässt künftige Arbeitgeber Verdacht schöpfen. Software hilft dank Vorlagen und Modulen, solche Fehler zu vermeiden.

Quelle: Haufe

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