Gründer und junge Selbstständige, die erstmals Leute beschäftigen, werden früher oder später mit der Herausforderung der Zeugniserstellung konfrontiert. Arbeitnehmer haben einen im bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) festgeschriebenen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Dieses hat gewissen Anforderungen zu genügen. Durchdachte Softwarelösungen unterstützen Selbstständige bei der Erstellung eines lückenlosen und einwandfreien Arbeitszeugnisses.
Herausforderungen und häufige Fehler bei der Zeugniserstellung
Grundsätzlich ist zu unterscheiden zwischen einfachen und qualifizierten Arbeitszeugnissen. Erstere dienen einem Tätigkeitsnachweis und müssen keinen speziellen Anforderungen genügen. Qualifizierte Arbeitszeugnisse sind hingegen inhaltlich wie formell strengen Regeln unterworfen. Nach Ende des Dienstverhältnisses haben Arbeitgeber in der Regel Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis.
Zu den Pflichten des Zeugnisausstellers gehört es, vollständige, korrekte sowie wohlwollende Angaben zum Dienstverhältnis zu machen. Kompetenzen und die Arbeitsleistung sind im Sinne des folgenden beruflichen Werdegangs positiv darzustellen.
Die hohen juristischen Anforderungen der Zeugniserstellung machen die Aufgabe bei der HR-Abteilung unbeliebt. Gerade für Gründer und junge Selbstständige ist die Herausforderung der Zeugniserstellung Neuland und nur schwer zu überblicken. An eine eigene Abteilung zur Durchführung dieser Aufgabe ist im jungen Unternehmen meist noch nicht zu denken.
Häufige Fehler bei der Erstellung haben in den meisten Fällen mit Lücken oder Unvollständigkeit zu tun. Diese können das Resultat von Unwissen beziehungsweise Unkenntnis sein. Ebenso ist es möglich, dass Arbeitgeber schlechte Leistungen des scheidenden Arbeitnehmers verschweigen. Solche und andere Lücken widersprechen den Richtlinien zu Aufbau und Inhalt des Zeugnisses.
Ein weiterer Fallstrick ist die Unglaubwürdigkeit. Wenig glaubwürdig erscheinen Arbeitszeugnisse, in denen sich Arbeitnehmer in übertrieben gutem Licht darstellen. Dies ist oft anzutreffen, wenn Arbeitgeber ihre Mitarbeiter auffordern, ihr Zeugnis selbst zu schreiben. Damit verbunden ist der Fehler einer auffallenden und unüblichen Tonalität. Ungewöhnliche Formulierungen fallen beispielsweise bei zukünftigen Arbeitgebern auf. Auch sie treten häufig auf, wenn Arbeitnehmer sich das Zeugnis selbst ausstellen dürfen. Dies ist rechtlich zwar unproblematisch, doch fällt es bei potenziellen neuen Arbeitgebern möglicherweise negativ auf.
Rechtliche Grundlagen des Arbeitszeugnisses und seiner Erstellung
Der generelle Anspruch auf ein Arbeitszeugnis ist im Bürgerlichen Gesetzbuch festgeschrieben. Im § 630 findet sich der Passus, dass bei Beendigung eines dauernden Dienstverhältnisses der Verpflichtete vom anderen Teil ein schriftliches Zeugnis über Dienstverhältnis und Dauer einfordern kann.
Was Ausgestaltung und Inhalte betrifft, spielt insbesondere das Allgemeine Gleichstellungsgesetz (AGG) eine wichtige Rolle. Hier sind besonders die untersagten Inhalte und Formulierungen für Arbeitgeber relevant. Nicht gestattet ist es, Dinge wie
- Religionszugehörigkeit
- Parteimitgliedschaft
- ethnische Zugehörigkeit
- Betriebsratszugehörigkeit
im Arbeitszeugnis zu thematisieren.
Gestaltung des qualifizierten Arbeitszeugnisses
Das qualifizierte Arbeitszeugnis beginnt mit einem vollständigen Briefkopf, der Angaben zum Arbeitgeber macht. Es folgt die Überschrift „Zeugnis“ sowie ebenso lückenlosen Angaben zum scheidenden Mitarbeiter (Name, Geburtsdatum, Geburtsort). Anschließend ist die Beschäftigungsdauer seit Stellenantritt genau anzugeben. Es folgt die Angabe der Art sowie des Umfangs der Beschäftigung (wobei sämtliche Nebentätigkeiten zu berücksichtigen sind).
Es folgt die Leistungsbeurteilung unter Berücksichtigung der Wohlwollenspflicht. Zur Beurteilung gehören sowohl die Kompetenzen des Arbeitnehmers als auch seine Arbeitsweise. Auch Zusatzqualifikationen, Weiterbildungen, Zertifikate und ähnliche Dinge mit Bezug zur ausgeübten Tätigkeit sind hierbei zu erwähnen.
Der folgende Abschnitt dient der Beurteilung der Teamfähigkeit und Sozialkompetenz des Mitarbeiters. Hierzu gehören auch der Umgang mit Kollegen, Vorgesetzten, Geschäftspartnern sowie Kunden. Anschließend ist das Ausscheiden aus dem Unternehmen zu begründen. Ort und Datum sowie Firmenname und Unterschrift schließen das qualifizierte Dokument ab.
Erleichterung und Tools zur Zeugniserstellung
Unterstützung finden Gründer bei der Zeugniserstellung in Form durchdachter Software-Konzepte. Mit den meist modular aufgebauten Lösungen lassen sich rechtliche Hürden und Fallstricke meistern beziehungsweise minimieren. Mit dem Haufe Zeugnis-Generator gelangen Arbeitgeber bereits innerhalb weniger Klicks zum rechtssicheren Arbeitszeugnis. Mit mehreren Modulen und Vorlagen ermöglicht der Zeugnis-Generator die Individualisierung eines jeden qualifizierten Arbeitszeugnisses.
Fazit
Die Herausforderung der Zeugniserstellung besteht in strengen juristischen Vorgaben. Diese betreffen sowohl die formelle Ausgestaltung als auch Inhalt und Formulierungen. Bereits kleine Unachtsamkeiten lassen sich grundsätzlich juristisch anfechten. Unterstützung finden Arbeitgeber in den Vorlagen und Modulen guter Arbeitszeugnis-Software, die in wenigen Klicks zum rechtssicheren Zeugnis führen.
In freundlicher Zusammenarbeit mit Haufe Shop